Como pedir orçamento de software sob medida.
Você não precisa escrever uma especificação técnica. Precisa explicar o processo, a dor, os dados e o resultado. O fornecedor deve transformar isso em escopo, premissas, riscos e critérios de aceite.
Para pedir orçamento de CRM, ERP, automação ou integração, descreva o fluxo atual, quem usa, volume, sistemas envolvidos, exceções, dados sensíveis, prazo e resultado esperado. Uma proposta comparável deve separar entrega, exclusões, implantação, infraestrutura, suporte, propriedade do código e custo de evolução.
Comece pelo problema, não pela lista de telas.
O que acontece hoje?
Explique o fluxo do início ao fim. Inclua planilhas, e-mails, WhatsApp, aprovações e passagens entre áreas.
Onde dói?
Retrabalho, atraso, erro, falta de visibilidade, dependência de pessoa, perda de venda ou risco de segurança.
Como saberemos que funcionou?
Defina uma métrica: tempo, volume, erro, fila, conversão, custo, prazo, disponibilidade ou conformidade.
Doze respostas que melhoram qualquer proposta.
- Empresa e setor. O que a empresa entrega e qual área é dona do processo?
- Processo atual. Qual evento inicia o fluxo e qual resultado o encerra?
- Problema principal. Onde há atraso, erro, perda, repetição ou falta de controle?
- Usuários. Quantas pessoas, unidades, turnos e perfis precisam acessar?
- Volume. Quantos pedidos, clientes, itens, mensagens ou documentos por dia e por mês?
- Sistemas atuais. ERP, CRM, e-commerce, WhatsApp, gateway, BI, legado e planilhas.
- Integrações. Quais dados entram e saem de cada sistema? Existem APIs ou contrato de acesso?
- Dados existentes. O que precisa migrar, limpar, deduplicar ou preservar como histórico?
- Segurança e LGPD. Há dados pessoais, sensíveis, financeiros, segregação, auditoria ou exigência regulatória?
- Prazo e dependências. Existe evento comercial, auditoria, contrato ou sistema que será desligado?
- Suporte. Horário de operação, criticidade, responsáveis e expectativa depois do go-live.
- Critério de sucesso. Qual resultado mínimo permite aprovar a primeira entrega?
Use o modelo de briefing em Markdown para copiar e preencher.
Uma proposta boa deixa o “não incluído” visível.
| Bloco | O que deve aparecer | Por que importa |
|---|---|---|
| Objetivo | Problema, público e resultado esperado. | Evita entregar função sem resolver a operação. |
| Escopo | Fluxos, módulos, integrações, perfis e dados. | Permite comparar fornecedores pela mesma unidade. |
| Exclusões | O que não será construído, migrado ou suportado. | Reduz surpresa e disputa depois do início. |
| Premissas | Acessos, APIs, decisões, conteúdo e disponibilidade do cliente. | Explica de que depende prazo e preço. |
| Aceite | Cenários, ambiente, dados e evidência de conclusão. | Transforma “pronto” em critério verificável. |
| Operação | Infraestrutura, segurança, backup, monitoramento e suporte. | Mostra o custo depois do desenvolvimento. |
| Propriedade | Código, documentação, credenciais, dados e licenças. | Define portabilidade e risco de dependência. |
Não compare apenas o valor inicial.
- A proposta resolve o mesmo fluxo ou oferece escopos diferentes?
- Integrações e migração estão incluídas ou aparecem como estimativa futura?
- O preço inclui implantação, treinamento, infraestrutura e suporte?
- Quem decide arquitetura e quem responde em produção?
- Como mudanças de regra são estimadas e aprovadas?
- O código, os dados, os documentos e as credenciais são portáveis?
- Há plano de teste, rollback, backup e recuperação?
- O fornecedor explica quando um produto pronto seria melhor?
Para avaliar fornecedores locais, consulte o guia como escolher uma empresa de software em Londrina.
Da conversa à menor entrega útil.
- Leitura do briefing. A EP identifica lacunas, dependências e hipóteses.
- Diagnóstico inicial. Uma conversa direta sobre processo e resultado, sem apresentação genérica.
- Recorte do MVP. A menor fatia que testa regra, dado e uso com risco controlado.
- Proposta. Escopo, exclusões, premissas, prazo, investimento, aceite e continuidade.
- Validação. Protótipo ou demonstração antes de ampliar a construção.
A faixa “a partir de R$ 1.000” não representa um CRM ou ERP completo. Ela é um ponto inicial que pode se aplicar a automações pequenas ou recortes técnicos simples. Leia o guia de custo e prazo.
Dúvidas antes de enviar o briefing.
É preciso ter documento técnico pronto?
Não. Um relato claro do processo e da dor é suficiente para a primeira conversa. A descoberta transforma linguagem operacional em fluxo, regras, dados e aceite.
Posso pedir proposta para apenas um módulo?
Sim. Começar por um fluxo crítico costuma reduzir risco e tornar o resultado mensurável. O módulo pode integrar o ERP ou CRM que já existe.
Como a EP trata confidencialidade?
Informações sensíveis devem ser compartilhadas pelo canal e nível necessários ao diagnóstico. Quando o caso exigir, as partes podem formalizar confidencialidade antes de abrir dados ou documentação detalhada.
O orçamento é definitivo?
A proposta deve declarar prazo de validade, premissas e processo de mudança. Alterações de escopo, integrações não documentadas e migração com qualidade diferente da informada podem exigir revisão.
Um problema bem descrito já é o começo do projeto.
Copie o modelo, responda o que souber e envie. Se alguma informação faltar, a EP Sistemas conduz as perguntas sem transformar a primeira conversa em formulário interminável.